Produktiv zu sein bedeutet nicht, ständig beschäftigt zu sein und Dinge zu erledigen. Ebenso ist es nicht die produktivste Art zu arbeiten, wenn man ständig aktiv ist und sich keine Pausen gönnt.
Leider hat dieser Irrglaube bei Kleinunternehmern häufig den gegenteiligen Effekt. Anstatt mehr zu erreichen, erreichen sie weniger. Sie handeln eher aus einem Zustand des Chaos heraus als aus einem Zustand der Klarheit. Die Erledigung von Aufgaben dauert länger und muss häufig wiederholt werden, anstatt effizienter zu arbeiten.
Warum? Weil sie nicht die notwendige Vorarbeit leisten, bevor sie aktiv werden. Einfach gesagt, sie planen nicht richtig.
Hast Du Dich jemals gefragt, was es bedeutet, produktiv zu sein, oder wie man es quantifizieren kann? Kennst Du den Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz? Wahrscheinlich hast Du schon einmal gehört, dass die Begriffe “Produktivität” und “Effizienz” synonym verwendet werden. Dies ist aber nicht korrekt. Produktivität bezieht sich auf die Quantität der geleisteten Arbeit, während sich Effizienz auf die Qualität dieser Arbeit bezieht. Da sie jedoch voneinander abhängig sind und Hand in Hand gehen, kann das eine nicht ohne das andere existieren.
Aber fangen wir erst einmal von vorne an und definieren die unterschiedlichen Begriffe.
Definitionen
Während es bei der Effizienz darum geht, wie gut etwas gemacht wird, geht es bei der Effektivität darum, wie nützlich etwas ist.
Zum Beispiel ist ein Auto ist ein sehr effektives Transportmittel, das Menschen über weite Strecken und an bestimmte Orte befördern kann, aber es kann aufgrund seines Kraftstoffverbrauchs nicht gerade effizient sein.
Effektivität ist somit definiert als die Durchführung der entsprechenden Aufgabe, die Erledigung von Tätigkeiten und das Erreichen von Zielen. Sehr effektive Menschen und Organisationen handeln stets so, dass sie ihre obersten Prioritäten vorantreiben.
Währenddessen bedeutet Effizienz, Aufgaben auf die schnellste oder kostengünstigste Weise auszuführen. Effektiv zu sein bedeutet also, die richtigen Dinge zu tun oder einzusetzen – Dinge, die positive Ergebnisse bringen. Effizienz bedeutet einfach, Dinge richtig zu tun. Die Effizienz misst, wie gut Du also Aufgaben erfüllst. Effizienz ist definiert als die Fähigkeit, mit demselben Input mehr Output zu produzieren.
Produktivität wird gemeinhin als das Verhältnis von Output und Input definiert. Alle Tätigkeiten, die Du an einem Tag ausführst, können als Dein Output betrachtet werden, und die Zeit, die Du dafür aufwendest, kann als Dein Input betrachtet werden. Die Produktivität wird durch den Vergleich des Ergebnisses (Effektivität) mit dem zur Erreichung des Ergebnisses aufgewendeten Aufwand (Effizienz) bestimmt.
Zusammenfassung:
- Effizienz = Die Dinge richtig tun
- Effektivität = die richtigen Dinge tun
- Produktivität = Output / Input
Um Deine Produktivität und Effizienz zu maximieren, benötigest Du eine Methode zur Priorisierung und Organisation sowohl Deiner Inputs als auch Deiner Outputs.
Eine korrekte Bewertung und Organisation des Inputs führt zu größerer Effektivität, und eine korrekte Organisation des Outputs zu größerer Effizienz. Diese Organisationsmethode ist als Planung bekannt und stellt die Grundlage der Produktivität dar. Sie beinhaltet die Entwicklung eines Leitbilds, von Zielen und Werten, um Deine Bemühungen auf das Wesentliche zu konzentrieren. Nun weißt Du auch, warum das Planen bereits von so großer Bedeutung ist, um Deine Ziele zu erreichen.