Effizient arbeitende Mitarbeiter sind für ein gut funktionierendes und rentables Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Strukturierte Arbeitsgewohnheiten können dazu beitragen, dass ein Mitarbeiter seine Position ausfüllt und qualitativ hochwertige Arbeit leistet, was wiederum dem Unternehmen hilft, Gewinne zu erzielen. Das Verständnis von Effizienz kann Dir dabei helfen, Strategien zur Steigerung Deiner Produktivität am Arbeitsplatz zu entwickeln und umzusetzen.
In diesem Blog-Eintrag zeige ich Dir die Bedeutung der Arbeitseffizienz und biete 12 praktische Strategien zur Steigerung der Effizienz am Arbeitsplatz.
Was genau ist Arbeitseffizienz?
Arbeitseffizienz ist definiert als die Erledigung der meisten Aufgaben und Arbeiten mit dem geringsten Aufwand an Zeit und Mühe. Ein hohes Produktivitätsniveau kann aus einer hervorragenden Arbeitseffizienz resultieren. Unternehmen können ihre Mitarbeiter häufig dazu anhalten, ihre Arbeitseffizienz zu verbessern, um den Geschäftserfolg zu fördern.
Welche Bedeutung hat die Arbeitseffizienz?
Viele Mitarbeiter erhalten Aufgaben mit strengen Fristen und monatlichen Zielen, die sie erfüllen müssen, um Fortschritte und Effizienz zu messen. Wenn Du Deine Effizienz aktiv verbesserst, kannst Du Deinen Vorgesetzten zeigen, dass Du Dich für Deine Aufgabe engagierst, erfolgreich sein willst und bereit bist, neue Fähigkeiten zu erlernen. Die Aufrechterhaltung der Effizienz kann Dir dabei helfen, Deine Aufgaben zu erfüllen und Deine Verantwortung effektiver zu bewältigen.
10 Methoden zur Steigerung der Arbeitseffizienz
1 Schaffe eine stressfreie Arbeitsumgebung
Wähle einen Arbeitsplatz, der Deine Motivation fördert. Stelle persönliche Gegenstände wie Familienfotos oder Pflanzen auf, die Dir bei der Entspannung helfen, wenn Du in einem Büro arbeitest. Manche Menschen fühlen sich an sauberen, isolierten und organisierten Arbeitsplätzen wohl, während andere sich an Gemeinschaftsarbeitsplätzen wohl fühlen und motiviert sind. Auch wenn Du Dir einen Arbeitsplatz teilst, kannst Du eine gesunde und entspannende Umgebung schaffen, die Deine Produktivität steigert.
2 Erreichbare Ziele setzen
Die Festlegung von Zielen kann ein wirksames Mittel sein, um die zur Erreichung Deines Ziels erforderlichen Schritte zu steuern und Deine Fortschritte zu messen. Es ist wichtig, dass Dein Ziel sowohl erreichbar als auch realistisch ist, damit Du es auch erreichen kannst. Dies kann die Motivation und das Zeitmanagement verbessern und nach dem Erreichen eines Ziels ein Gefühl der Errungenschaft vermitteln.
Mithilfe der SMART-Methode, die ich unter anderem hier beschrieben habe erreichen.
Außerdem kann eine ToDo-Liste hier weiterhelfen.
Das Verfassen und Auswerten einer Aufgabenliste kann Dir dabei helfen, Prioritäten bei den Verpflichtungen zu setzen und einen Aktionsplan mit Schritten zu entwickeln, die einem bestimmten Zeitplan folgen. Schriftliche Aufgabenlisten können auch die Motivation zur Erledigung von Aufgaben steigern und ein Gefühl der Belohnung vermitteln. Wenn Du eine Aufgabe von Deiner Liste streichst, nachdem Du sie erledigt hast, kannst Du Deinen Fortschritt visuell darstellen.
3 Behalte Deine Zeit im Auge
Messe, wie viel Zeit Du für jede Aufgabe aufwendest, um Dein Produktivitätsniveau zu ermitteln. Auf diese Weise kannst Du herausfinden, welche Aufgaben die meiste Zeit in Anspruch nehmen, und Du kannst die Gründe dafür ermitteln. Anhand dessen kannst Du daran arbeiten, die Effizienz dieser spezifischen Aufgaben zu verbessern und gleichzeitig Deine tägliche Aufgabenliste mit Hilfe von Zeitmanagementfähigkeiten zu verwalten.
4 Halte Dich an Fristen
Um Dein Zeitmanagement zu verbessern, solltest Du Deine Termine in einem Planer notieren. Es kann von Vorteil sein, diese Erinnerungen zu nutzen, um einen persönlichen Zeitplan für sich selbst zu erstellen und herauszufinden, welche Schritte Dir helfen können, eine Frist einzuhalten. Auch wenn manche Fristen flexibel sind, kann das Einhalten von Fristen dazu beitragen, Deine Arbeitsabläufe zu organisieren, Deine Motivation zu steigern und Deine Effizienz zu verbessern. Ich nutze hier gerne das Parkinson Gesetz. Selbst bei Deadlines nach außen hin, die unbedingt eingehalten werden müssen, setze ich eine frühere Deadline für mich. Das Parkinsonsche Gesetz besagt, dass die Zeit, die für eine Aufgabe benötigt wird, sich tendenziell auf die gesamte zur Verfügung stehende Zeit erstreckt. In anderen Worten, wenn Du für eine Aufgabe eine Woche Zeit hast, dann werden wir auch erst in einer Woche mit der Aufgabe fertig sein. Sagen wir aber, dass wir innerhalb von drei Tagen die Aufgabe fertig haben müssen, dann brauchen wir nur die drei Tage. Ein Grund unter anderem dafür ist, dass wir bis zum letzten Drücker die Aufgabe vor uns herschieben werden, bis wir die Dringlichkeit sehen.
5 Bemühe Dich um ein gesundes Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben
Erstelle einen Zeitplan, der es Dir ermöglicht, Deine Aufgaben während der Arbeitszeit zu erledigen, damit Du Dich in Deiner Freizeit der Familie, Freunden oder Freizeitaktivitäten widmen kannst. Wenn Du Dir Zeit für Entspannung und persönliche Ziele nimmst, kannst Du Dein Wohlbefinden aufrechterhalten, was wiederum dazu beiträgt, dass Du Deine beruflichen Aufgaben erfüllen kannst. Ein gesundes Gleichgewicht kann auch die persönliche Erfüllung fördern, indem es Dir ermöglicht, Deine beruflichen und persönlichen Bedürfnisse im Leben zu erfüllen.
6 Deep Fokus – Achte auf Deine Arbeit
Wenn Du Dich jeweils auf eine Aufgabe konzentrierst, kannst Du Deine Fortschritte bei der Erledigung jeder einzelnen Aufgabe verfolgen und feiern. In manchen Berufen sind mehrere Aufgaben oder Pflichten pro Tag erforderlich. Dies kann Deinen Wunsch nach Multitasking verstärken, um mehr Punkte auf Deiner Checkliste zu erledigen. Es ist jedoch oft vorteilhafter, sich auf eine einzige Aufgabe zu konzentrieren und konsequent auf deren Erledigung hinzuarbeiten, da Deine Konzentration Dir helfen kann, sowohl die Qualität als auch die Quantität der Aufgaben zu steigern.
Ferner solltest Du für eine ruhige Arbeitsumgebung mit wenigen Unterbrechungen und Ablenkungen sorgen. Wenn Du Dich besser auf die Arbeit konzentrieren kannst, erhöhst Du Deine Effizienz und Produktivität. Vereinbare Termine oder Besprechungen mit Kollegen, stelle eine Abwesenheitsnachricht in einem Chat-System ein und schließe Deine persönlichen Geräte, um Benachrichtigungen zu vermeiden. Wenn Du in einem Umfeld arbeitest, in dem Ablenkungen unvermeidlich sind, versuche, täglich einen kleinen Block ruhiger Zeit einzuplanen, in dem Du am effizientesten arbeiten kannst, z. B. am frühen Morgen.
7 Mache häufig Pausen
Wenn Du während der Arbeit Pausen einlegst, kann sich Dein Geist ausruhen und erholen. Wenn Du schätzt, dass eine Aufgabe zwei Stunden in Anspruch nehmen wird, solltest Du zwischen den Stunden eine 15-minütige Pause einlegen, um einen Snack zu Dir zu nehmen oder einen Spaziergang zu machen.
Wie gerade angedeutet solltest Du Deine Pause planen und auch Deine Pausen von Dir selbst einfordern und machen, selbst wenn Du sie nicht brauchen würdest.
Pausen können die Effizienz steigern, indem sie es Dir ermöglichen, mit klarem Kopf und neuer Energie an die Arbeit zurückzukehren.
8 Schaffe eine Routine
Betrachte Deine tägliche Routine als Aufgabenliste, und verpflichte Dich, jede Aufgabe zu erledigen. Dies kann Dir dabei helfen, Erwartungen und Ziele für Deinen Tag festzulegen und notwendige Zeitmanagementstrategien zu entwickeln. Berücksichtige sowohl Deine beruflichen Verpflichtungen als auch Zeit für die Selbstfürsorge. Es ist von Vorteil, einen Teil oder die gesamte tägliche Routine zur Gewohnheit werden zu lassen, da Dein Gehirn und Dein Körper diese Verpflichtungen erwarten wird. Die Entwicklung dieser Gewohnheiten kann Dir dabei helfen, Deine beruflichen Ziele zu erreichen und gleichzeitig um Dich selbst zu kümmern, sowohl am Arbeitsplatz als auch außerhalb davon.
9 Schaffe Anreize und erkenne Leistungen an
Wenn Du Deine Erfolge bei der Arbeit feierst, kann das Dein Selbstvertrauen stärken und Dich ermutigen, auch schwierigere Aufgaben zu übernehmen. Ein Anreiz für das Erreichen eines Arbeitsziels oder die Erledigung einer Aufgabe von hoher Priorität kann ebenfalls zur Motivation beitragen. Persönliche Belohnungen können die Arbeitseffizienz steigern, da sie Dich motivieren, Termine einzuhalten und hochwertige Ergebnisse zu erzielen.
10 Feedback einholen
Wir schätzen uns immer anders ein, als wir von außen wahrgenommen werden. Ebenso gilt das für unsere Effizienz. Deshalb ist es wichtig, dass Du Dir so oft wie möglich Feedback einholst.
Hole Dir kontinuierlich Feedback und Bewertungen von Teammitgliedern und Vorgesetzten ein. Das Feedback kann Dir helfen, Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen und neue Erfolgsstrategien zu entwickeln. Deine Vorgesetzten können Dir auch neue Fähigkeiten und Strategien zur Steigerung Deiner Produktivität bei der Arbeit vermitteln. Ein persönliches Gespräch mit Deinem Vorgesetzten ist oft das beste Format, da Du dabei frei über Deine Arbeitsgewohnheiten sprechen, Bedenken äußern und Fragen unter vier Augen stellen kannst.