Manche Menschen halten sich selbst zur Rechenschaft, indem sie ihre Arbeit in Produktivitäts-Apps protokollieren, während andere in Blogs und Büchern inspirierende Produktivitätszitate lesen. Unabhängig davon, suchen wir alle hin und wieder nach Produktivitätstipps, die uns vorwärts bringen sollen.
Untersuchungen haben ergeben, dass ein durchschnittlicher Arbeitnehmer an einem Acht-Stunden-Arbeitstag nur zwei Stunden und 53 Minuten produktiv ist. Das lässt viel Raum für Verbesserungen.
Es wird seit langem darüber diskutiert, ob Erfolg das Ergebnis von Zufall oder harter Arbeit ist, aber unabhängig von Deinem Standpunkt haben es die erfolgreichsten Menschen geschafft, ihre Talente, ihre Zeit und ihre Gesamtproduktivität zu optimieren. Diejenigen, die in der Lage sind, Produktivitätsprobleme zu überwinden und ihr Arbeitspensum zu optimieren, sind diejenigen, die schließlich zu Branchenführern werden. Diese Fachleute haben dies erreicht, indem sie die Herausforderungen überwunden haben, mit denen viele Menschen in ihrem Berufsleben täglich konfrontiert sind.
„Ich arbeite 16 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche, 52 Wochen im Jahr und die Leute meinen immer noch in hätte Glück“
Elon Musk
Um also von den Besten zu lernen, sind hier einige großartige Produktivitätstipps, die Dir helfen, in kürzerer Zeit mehr zu erledigen.
1 Setze Dir tägliche Ziele
Wie viele Tage hast Du schon mit dem Gedanken beendet: “Man, ich bin mir nicht einmal sicher, was ich heute erreicht habe.” Natürlich muss jeder irgendeine niedere oder sich wiederholende Arbeit verrichten, aber jeden Tag, an dem Du arbeitest, sollte in irgendeiner Weise zu Deinem zukünftigen Erfolg beitragen.
Eine ToDo-Liste kann Dir manchmal helfen, auf dem richtigen Weg zu bleiben und motiviert zu sein, weil Du den Tag eins nach dem anderen angehen kannst, anstatt von einem Haufen unsortierter Ideen überwältigt zu werden oder von einer Sache zur nächsten zu rennen, um herauszufinden, wie Du Deine Zeit verbringen sollst. Du kannst auch eine App zur Verfolgung von Zielen verwenden, um Listen zu erstellen und Erreichtes zu protokollieren, wenn Du gerne organisiert bleiben willst.
2 Beginne mit der schwierigsten Aufgabe
Zu Beginn des Tages hast Du die meiste Energie und die wenigsten Ablenkungen, was es Dir erleichtert, Dich auf schwierige Aufgaben zu konzentrieren. Außerdem wird dadurch ein positiver Grundton für den Tag geschaffen, da Du die schwierigste Aufgabe zuerst in Angriff genommen hast. Eine Methode, um diese Routine beizubehalten, besteht darin, alle Ablenkungen abzuschalten. Das bedeutet, dass Du Deine E-Mails, Dein Telefon oder die sozialen Medien erst dann abrufen kannst, wenn Du die schwierigste Aufgabe des Tages erledigt hast.
3 Gehe jeden Freitag Deine Woche durch
Manche Menschen schlafen mit einem Potpourri von Gedanken ein, die ihnen durch den Kopf gehen. Sie haben kaum Zeit, das zu verarbeiten, was sie gerade getan haben, weil sie so besorgt sind über das, was noch kommen wird.
Blocke Dir jede Woche am Ende des Freitags Zeit um in Dich hinzusetzen und die vergangene Woche durchzugehen, um drei wichtige Fragen zu beantworten:
- Habe ich erreicht, was ich mir vorgenommen habe?
- Musste ich bei jeder Veranstaltung, die ich besucht habe, anwesend sein?
- Hätte ich dasselbe in kürzerer Zeit tun können?
Dies ist eine wirksame Strategie, um festzustellen, ob Du Deine Zeit effektiv verwaltest und nutzt.
4 Beginne eine Aufgabe für nur 5 Minuten
Prokrastination ist der Feind der Produktivität, aber wir haben sie alle schon einmal erlebt.
Vereinbare deshalb mit Dir selbst, dass Du zumindest fünf Minuten lang etwas machst, auch wenn Du es nicht machen möchtest. Du wirst merken, dass aus den fünf Minuten schnell 15 oder mehr werden.
5 Erkenne Deine Prioritäten
Zu sagen: “Ich habe keine Zeit” bedeutet: “Es ist keine Priorität”. Wenn man Dir eine große Summe Geld anbieten würde, um etwas zu tun, wofür Du angeblich keine Zeit hast, dann würdest Du Dir wahrscheinlich die Zeit dafür nehmen! Es ist also nicht eine Frage der Zeit. Es ist nur so, dass es auf Deiner Prioritätenliste nicht weit genug nach oben gerückt ist. Genau das ist auch gut so. Viele Dinge mögen in der Theorie gut klingen, aber in der Praxis sind sie im Moment nicht angebracht. Akzeptiere diese Realität, und Du wirst die Kontrolle über Deine Zeit zurückgewinnen.
Es geht also nicht so sehr darum, wie viel Zeit Du hast, sondern darum, wie Du diese Zeit verbringen willst. Diese einfache Änderung der Denkweise ist ermutigend, denn sie ermöglicht es Dir, die Kontrolle über Deinen Tag zu übernehmen. Anstatt sich überwältigt zu fühlen und unter Zeitdruck zu stehen, um alles auf Deiner Liste zu erledigen, solltest Du Deine obersten Prioritäten festlegen und priorisieren. Alles andere kann warten.
6 Grenzen setzen
Jeder kennt das Gefühl, eine Aufgabenliste zu erstellen, sich hinzusetzen, um den Tag in Angriff zu nehmen, und dann stundenlang Fragen und zufällige MS Teams-Nachrichten zu beantworten. Plötzlich ist es Mittagszeit, und Du hast so viele verschiedene Aufgaben aufgenommen und wieder fallen gelassen, dass Du nicht weißt, worauf Du Dich als Nächstes konzentrieren sollst. Schlimmer noch: Du hast noch nicht einmal mit Deiner eigenen Aufgabenliste begonnen.
Lege also von Anfang an Grenzen mit Deinen Mitarbeitern fest, um unnötige Unterbrechungen und Ablenkungen zu vermeiden. Möchtest Du bestimmte Stunden für Deine eigenen Aufgaben reservieren? Gibt es eine bestimmte Zeit, zu der man mit Fragen zu Dir kommen sollte? Wenn Du diese Grenzen festlegst und sie effektiv kommunizierst, kannst Du Erwartungen besser steuern, Deinen Zeitplan zurückgewinnen und die Produktivität insgesamt verbessern.
7 Plane Zeit in Deinem Kalender ein
Anstatt auf eine lange Liste von Aufgaben auf einer To-Do-Liste zu starren, hilft Dir die Zeitplanung, Deinen Tag zu strukturieren und die Arbeit auf einen bestimmten Zeitrahmen und ein bestimmtes Zeitfenster zu beschränken. Es ist ein wichtiger Weg, um die Produktivität zu steigern, sinnlose Meetings einzuschränken und einen größeren Einfluss auf Dein Unternehmen zu nehmen, indem Du Struktur schaffst.
Wenn Du Zeitblöcke einrichtest, füge Deinem Kalender bestimmte Zeitabschnitte hinzu, die Dir helfen, sich auf bestimmte Aufgaben, Projekte oder die Vision Deines Unternehmens zu konzentrieren. Dieser Kalendertrick ist eine der effektivsten Methoden, um die Produktivität zu steigern und gleichzeitig Deinen Arbeitstag zu strukturieren.
8 Plane Deinen nächsten Tag
Verbringe zum Beispiel nachts immer Zeit damit, den nächsten Tag zu planen. Unterteile Deine Aufgaben in zwei Kategorien, “harte Landschaft” und “weiche Landschaft”. Der Begriff “harte Landschaft” bezieht sich auf externe Verpflichtungen, die Du nicht ändern kannst. Besprechungen oder Interviews mit Personen außerhalb Deines Teams wären Beispiele dafür. Diese Verpflichtungen können als Rahmen für Deinen Tag dienen.
Die “weichen Landschaftsaufgaben” können aber verschoben werden und passen dort hinein, wo sie gebraucht werden. Eine frühzeitige Planung kann Dir helfen, den Tag mit klaren Prioritäten und Erwartungen zu beginnen.
9 Mache häufig Pausen
Es gibt einen Grund, warum Powerlifter zwischen den Sätzen fünf bis sechs Minuten Pause machen. Das Energiesystem braucht so viel Zeit, um sich angemessen zu regenerieren.
Nur weil Du Deinen Körper nicht bewegst, heißt das nicht, dass Du nicht arbeitest. Geistige Arbeit ist ebenso körperliche Arbeit, weil das Gehirn Neurotransmitter verbrennt, während man jeden Tag Tausende von kleinen Entscheidungen trifft. Wenn das Gehirn müde wird, kann es zu Fehlentscheidungen kommen.
Du kannst versuchen, hier und da noch eine Aufgabe zu erledigen, bevor Du eine Pause einlegst, aber das wird Deine Produktivität auf Dauer nicht steigern. Regelmäßige Bewegungspausen, wie z. B. ein kurzer Spaziergang, haben in Studien gezeigt, dass sie das physische Energieniveau und das Wohlbefinden der Arbeitnehmer verbessern, ohne die Produktivität zu verringern. Überlege, wie Du Deine Pause verbringen willst: Rufe einen Freund an, singe laut, mache Dir einen frischen Smoothie oder höre Deinen Lieblings-Podcast.
10 Schlaf
Wir sind als Unternehmer und Führungskräfte effektiver, wenn wir uns Zeit zum Schlafen und Auftanken nehmen. Unsere kognitiven Fähigkeiten verbessern sich. Wir treffen bessere Entscheidungen. Wir sind passiver und nicht so sehr gereizt, wie an Tagen, an denen wir wenig geschlafen haben. Ebenso regen wir uns weniger auf, wenn schlechte Dinge passiert sind.
Schlaf ist eine entscheidende Komponente für den Erfolg und einer unserer wichtigsten Produktivitätstipps für die körperliche Gesundheit. Ein guter Tag, beginnt bereits in der Nacht davor. Dieser Standpunkt steht im Widerspruch zu vielen der traditionellen Klischees von leistungsstarken Geschäftsführern, die bereit sind, lange zu arbeiten und den Schlaf zu opfern, um ihre Aufgaben zu erfüllen.
Anstatt bis spät in die Nacht aufzubleiben und mit einem zerfetzten Gehirn zu arbeiten, solltest Du Dich ausschlafen und die Aufgabe am nächsten Morgen erneut angehen. Ausreichend Schlaf kann Deinem Gehirn helfen, sich zu erholen, die kognitive Leistung zu verbessern und letztendlich Deine Effektivität bei der Arbeit zu steigern.
11 Entferne Dich von möglichen Ablenkungen
Schalte so oft wie möglich alles aus – E-Mail, Telefon, Börsenticker, Nachrichten usw. – und konzentriere Dich auf eine einzige Aufgabe ohne Unterbrechung.
Hast Du Dich schon einmal voll und ganz auf ein Projekt konzentriert, als Du plötzlich Nachrichten in WhatsApp aufpoppen siehst? Diese Ablenkungen erfordern normalerweise nicht Deine sofortige Aufmerksamkeit, aber wenn sie es doch tun, können sie Deine Konzentration ernsthaft stören und Du kommst aus dem Flow-State raus.
Schalte alles aus, wenn Du eine Aufgabe erledigen willst. SO kannst Du Dich nicht durch E-Mails oder soziale Medien ablenken lassen, weil Du keine Benachrichtigungen darüber erhältst. Es ist unwahrscheinlich, dass Deine E-Mail Ihre sofortige Aufmerksamkeit erfordert, ebenso wie alles andere, was nicht für die nächsten 1-2 Stunden geplant ist.
12 Vermeide Multitasking
Die gleichzeitige Erledigung mehrerer Aufgaben mag verlockend oder produktiv erscheinen, aber seien wir ehrlich: Es ist besser, nur eine Sache auf einmal zu tun, um die Qualität unserer Arbeit zu gewährleisten.
Wir schalten, wenn wir glauben, dass wir “Multitasking” betreiben oder mehrere Dinge gleichzeitig tun, in Wirklichkeit von einer Aufgabe zur anderen um, was kognitive Kosten verursacht. Anders ausgedrückt, Multitasking macht ermüdend und einen trägen Kopf.